Functieprofiel Administrateur
Doel van de functie:
Het verrichten van financieel-administratieve werkzaamheden en het bewaken van de financiële administratie binnen het vastgestelde financiële beleid.
Plaats in de organisatie:
De administrateur ontvangt hiërarchisch leiding van de manager Bedrijfsvoering/controller.
Functionele contacten:
Interne contacten: salarisadministrateur, bestuurder, leidinggevenden, medewerker P&O, medewerkers.
Externe contacten: debiteuren/crediteuren, accountant, leveranciers administratieve software, relevante financiële instellingen, collega-instellingen.
Resultaatgebieden:
Financiële verslaglegging
Het, onder verantwoordelijkheid van de manager Bedrijfsvoering, opstellen van de begroting, het vastleggen van de financiële mutaties en het maken van de trimesterrapportages en de jaarrekening, conform de richtlijnen en AO-procedures.
- Het opstellen van de begroting.
- Het opstellen van de trimesterrapportages.
- Het opstellen van de jaarrekening.
- Het analyseren en verklaren van de budgetverschillen.
- Het maken van de aansluiting tussen de boekhouding en de salarisadministratie; het verrichten van de loonaangiftes.
- Het controleren of de subadministraties (crediteuren, debiteuren en vaste activa) op elkaar zijn aangesloten; het signaleren en oplossen van afwijkingen.
- Het verrichten van interne controles van het bedrijfsinformatie(ERP-)systeem.
- Het signaleren van mogelijkheden tot verbetering in werkmethoden en procedures en het bespreken hiervan met de manager Bedrijfsvoering/controller.Resultaat: de begroting, de trimesterrapportages en de jaarrekening zijn opgesteld binnen de daartoe gestelde termijnen en conform de richtlijnen en AO-procedures. De (sub)administraties sluiten op elkaar aan. De bedrijfsinformatie is tijdig, juist en betrouwbaar.
Managementinformatie
Het gevraagd en ongevraagd verstrekken van financiële gegevens en productiegegevens aan belanghebbenden.
- Het op verzoek maken van ad hoc financiële overzichten.
- Het verstrekken van productiegegevens aan belanghebbenden.
- Het uitzoeken en beantwoorden van vragen over managementinformatie.Resultaat: er is voldaan aan de informatiebehoefte van de organisatie zodat er gestuurd kan worden op het behalen van de afgesproken resultaten.
Verwerking financiële gegevens
Het bijhouden van de verschillende dagboeken in het financieel systeem en het archiveren van de onderliggende stukken.
- Het boeken van de bank en de kas en het verwerken van de inkoop- en verkoopfacturen in het financieel systeem.
- Het beheren en afwikkelen van de pluspakketten.
- Het archiveren van financiële brondocumenten.Resultaat: de gegevens in het financieel systeem zijn juist en betrouwbaar.
Salarisadministratie
Het doen van de salarisadministratie.
- Het fungeren als applicatiebeheerder van het salarispakket.
- Het ondersteunen van de salarisadministrateur bij voorkomende werkzaamheden, zoals het maken van berekeningen, buiten het salarispakket om.
- Het vervangen van de salarisadministrateur bij afwezigheid.
Resultaat: de continuïteit van de salarisadministratie is gegarandeerd.